Notion

超簡単!テンプレを使ったnotionでのタスク管理

こんにちは、まっしです。

この記事では、notionにおいてテンプレを使った超簡単なタスク管理法を紹介します。
「notion」という存在を一度は聞いたことがある、もしくは使ったことがあるという方もいるのではないでしょうか?

でも、notinはなんでもできるがゆえに使いずらいという欠点があります。。。
そこで、この記事を読むことによって、テンプレを使うだけで誰でも簡単にnotionを使いこなせるという事が分かるようになるはずです!

一度も使ったことが無い人、例えば、「タスク管理をしたいけど、カレンダーやリマインダーのアプリでは満足できない」という悩みを抱えている方向けの記事になっています。

ABOUT ME
  • 国立大学に通っているブロガー
  • ブログのタスク管理をnotionでやっている
  • 一日の勉強スケジュールもnotionで管理している
  • 大学のメールアドレスを使って無料でプロ版を使っている
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notionとは

まずは、notionについて詳しくない方向けに、notionにはどのようなプランがあるか、できることは何かを解説していきます。
テンプレを中心とした使い方を紹介するので、初心者の方でも、簡単に使うことができます!

notionで出来ること

この記事を読んでいる方は、notionという存在を知って、これから使い始めたいという人が多いと思います。そこで、まずはnotionではどんなことができるのか、基本的な使い方を紹介します。

そして、この記事の後半で、ブログのタスク管理の方法も紹介しているので、使用例を見たい方はそちらをどうぞ。

notionで出来ること
  • 個人・チームでのタスク管理
  • カレンダーやリマインダーを使ったスケジュール管理
  • ニュース記事をストックする
  • chromeの拡張機能で、notionにサイトを自動読み込み
  • ブログ
  • 製品管理

こんな感じで、notionはタスク管理だけでなく、情報を詰め込む自由帳として使ったり、ブログとして活用出来たりします。

プランについて

各項目パーソナルパーソナルプロチームエンタープライズ
対象者ライトユーザー
(個人)
ヘビーユーザー(個人)チーム法人
料金($/月)無料カスタム契約
ゲストとの共有5人まで無制限
チームメンバー無制限無制限
管理者向け機能ありあり
Notionの料金プランより引用

右にあるプラン程、より高度な機能を利用できます。

このような感じで、基本的な機能は無料で使えます。個人でタスク管理をしたい方にとっては、パーソナルプランで問題ないでしょう。

とは言っても、パーソナルを使っていたら、「プロ版はどうなんだろう?」と思ってしまいますよね?

実は、大学生なら誰でもプロ版を無料で使えます!
notionを初期に設定するときに、大学のメールアドレスを使うだけで無料で使用できます。

詳しく知りたい方は下の記事をご覧ください。

【Notion】大学生なら無料でpro版を! こんにちは、まっしです。 この記事では、notionのプロ版を無料で使うことのメリットや無料で使うための方法を紹介します。 ...

チームとゲストの違い

上の表で少しわかりずらい表現があったので補足します。

項目に、ゲストとの共有とチームメンバーとありますが、チームとゲストの違いについて解説します。結論から言うと、チームとゲストの違いは、招待の数が1回か複数かの違いです。

まず、notionにおけるフォルダとページの違いについてです。
正式名称が何かは分かりませんが、このサイトでの名称では下のように呼びます。

勉強記録や今日のお題のようなものをページと呼び、それらを区分けする上位層のシェアやプライベートをフォルダと呼びます。

チームの場合、ワークスペースというフォルダを作り、ワークペースに招待するとそのフォルダ内にあるページをチーム内のユーザーは閲覧・編集できます。
しかし、ゲストはページごとに招待しなければいけません。もし、複数のページを共有したい場合、そのページの数だけユーザーに招待をしなければいけません。

面倒ですよね?

複数のページを共有したい場合は、チームプラン以上を選択した方が、1ページごとに招待しなくていいので、楽ちんです。

パーソナルプロプラン以下では、ワークスペースに追加することはできないので、注意してください。

スケジュール管理の仕方

タスク管理ををnotionでやるメリットは、タスクを書き出した上で、さらに中に詳細を書き込めることです。

例えば、「レポートを書く」というタスクを作った後に、そのボックスの中に「このレポートはあれこれこう書いて、こんな感じで着地させる」というメモを残しておくことが出来ます。

タスクの中に下書きをした例

このように、ただ予定管理だけでなく、メモやタスクの下書きにも使えるのが良いところです。

また、この記事で紹介する管理方法は、全てテンプレを少しアレンジしているだけです。
自分たちが使いやすいように名前を変えたり、項目を増やしたりしているだけなので、再現性は高いと思うので、ぜひ真似してみてください。

実際に具体例として、このブログのスケジュール管理法を以下で紹介します。

タスク管理

タスク管理では、notionのテンプレートのToDoを使います。ToDoを使ったタスク管理の方法を動画で解説しているので、見たい方はこちらからどうぞ。
このテンプレートを少しアレンジして、ブログのタスク管理をしているのが、上の画像です。

Todoの良い所は、左から順に「直近・次の・その後の」って並べることで、ぱっと見でやることが分かることです。
画像では切れ気味ですが、右側に”完了済み”というステータスがあります。タスクが終わったら、終わったタスクを”完了済み”に移動し、次点のタスクも直近のタスクへ移動します。

こうすることで、今すぐ消化したいタスクだけで無く、今後のタスクも全体的に確認できます。ブログの作業や重めの資格勉強をする人には、重宝されますね!

目標の管理

次に目標の管理です。
これも、先ほど紹介したタスク管理と同じ、ToDoのテンプレートで作ることが出来ます

例として上の画像で説明します。
この目標は、私たちのブログ運営で果たしたい目標です。PV数に対するユーザー数のバランス等は合っていないかも知れません。有識者の方が見ていたら教えて欲しいですw

このブログでは、「短期:中期:長期=1カ月:3か月:1年」とし、それぞれの目標を掲げています。最初に長期目標を設定して、次に、「長期目標を果たすには3ヶ月後どうあるべきか」を中期目標に設定し、最後に短期目標で直近の目標を設定しています。

この目標は、月で区切らずとも、「短期:中期:長期=小さい目標:中くらいの目標:最終的な目標」の様な感じで作っても良いかと思います。
どのような方法でも、目標を段階的・階層的に設定する場合には、順番が分かるような管理の仕方が良いのでは無いでしょうか。

ちなみに、この目標の管理は、上のタスク管理のビューを切り替えると、新しいページを作らずとも出来るので、そちらをオススメします。画像で解説しているので、こちらをどうぞ。

カレンダーの管理

実は、先ほどのタスク管理の所を少し操作すると、上の画像の様に、カレンダーの画面でタスク管理できます。下の画像で説明します。

タイトルの下に、期限とあり、2022年2月15日と設定してあります。すると、上の画像のカレンダーの2月15日に、「誰でもでき…」と出てきます。

カレンダーを使うと、実際にタスクがどれだけ詰まっているかの確認が出来ます。これは、上で紹介したToDoのテンプレートでは分かりづらいので、確認したい方にはオススメです。

ちなみに、このカレンダーは、上のタスク管理のビューを切り替えると、新しいページを作らずとも出来るので、そちらをオススメします。画像で解説しているので、こちらをどうぞ

紹介したタスク管理のノートの作り方

タスク管理のノートの作り方

これまで解説してきたようなノートの設定って面倒くさそうですよね?
でも、この記事のタイトルにもあるように、テンプレを使って項目名を変えるだけで設定できます!

動画と併せて読んでみてください。

ノートの作り方
  1. ページを追加する
  2. ToDoを選択する
  3. 自分好みのステータス名に変更する

プロパティの設定

プロパティを設定することで、一覧画面でぱっと見で内容を把握できるようになります。

上の画像と下の画像を見比べてみてください。
上の画像には、優先度や日付、コメントなどが書かれています。それに対して、下の画像では、何も書かれておらず、パッと見て何のことなのかわかりませんよね。

プロパティでおすすめなのは、優先度、期限、プロパティの3つですが、基本的に入力していない内容は一覧で表示されないので、わざわざ非表示にする必要はありません。
また,画像ではプライバシーの都合で非表示にしていましたが、チームでnotionを活用する場合は、担当エンジニアのプロパティをオンにして置くと便利ですよ!

画像での説明に限界を感じたので、動画で解説して見ました。
「ん?」となった方はご覧下さい。

カードプレビュー

カードプレビューをオンにすると、一覧でページ内の上部分をみることができます。
「あれ、このタスクってなんのことだっけ?」となった時に便利ですね。

おすすめの使い方は、上の画像のようにToDoと合わせて使うことです。
2月の目標の中に、ToDoで何個か目標を書きこんで表示させることができ、ページを開かずとも、目標を確認することができます。

しかし、残念ながら一覧から編集することはできないので、「終わったからチェックいれよ〜」と思っても、ページを開いてからでないとできません。
「まあ、見えるだけでも全然大丈夫!」という方は気にせず使いましょう!

ちなみに、カードサイズを変更すると、プレビューで表示される量が変わります。ページの内容をより多くみたい方はカードサイズを大にしたり、一覧で表示されるタスクの量をより多くしたい方はカードサイズを小にしたりできます。

ビューの切り替え

ビューの切り替えは、タイトル下にあるタスクまとめ”をクリックすると出来ます。

クリックすると、下のような一覧が出てきます。

こうすることで、わざわざ複数のページを作ること無く管理できるので楽ちんです笑

1番上にタスク、2個目に目標のページ作って、その下にカレンダーみたいにすると管理しやすいのでオススメです。
必要に応じて、その他に追加していって自分好みの形に寄せていくのが良いのでは無いでしょうか?

余談ですが、私が大学生活を快適に送るために作ったテンプレートがあります。
この記事で紹介したことを応用したり、新しい項目を追加したりして作ったテンプレートです。

大学生活に特化したテンプレートとなっているので、大学生の方はぜひ以下の記事から詳細を見てみてください。

自作のテンプレート

おわりに

Notionでのタスク管理は、自分でカスタマイズせずとも、公式が作ってくれたテンプレートを使って入れば十分という事が伝わったでしょうか?
個人的には、タスクの中に詳細な情報を書き込み出来ることがNotionを重宝している理由です。書き込みの量で比べると、カレンダーやリマインダーのアプリには限界がありますw

ここまで読んでいただきありがとうございました。
Notionは難しいからと距離を置いていた方も、この記事を読んだことをきっかけに使っていただけると嬉しいです!

何か質問がある方やこれも知りたいと言う方は、下のTwitterリンクからどうぞ。

まっしのTwitter

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このブログを運営している3人組の代表のまっしです。インスタで文字投稿をする→情報量が多いブログにチェンジ→プログラミングをかじる→ブログを書きまくる。「大学生が身軽に出かける」をコンセプトに発信しています。詳しく知りたい方は、メニューからプロフィールをご覧下さい。
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